Um escritório que cresce sob controle

A BKDG estruturou a operação do FBA Fonseca Braz Advogados no ClickUp, sustentou a estrutura com melhoria contínua e automações, inclusive nas rotinas administrativas e financeiras, e implantou o Center, que deu ao escritório uma interface com o cliente e indicadores de resultado. Com a operação sob controle, o escritório tirou do papel a fba.works.

O FBA é um escritório full-service de alto volume. Em 2022, a complexidade crescia junto com a carteira, e a segurança da operação, nas palavras do sócio Marcelo Fonseca, "parecia escapar pelos nossos dedos".

O sistema jurídico atendia o contencioso. O resto do escritório, o consultivo, o financeiro e os relatórios para o cliente, dependia de planilhas e de quem lembrava de atualizá-las.

Por que o FBA não trocou de sistema#

Porque trocar de sistema era desmontar o que já funcionava.

As alternativas do mercado jurídico pediam que o escritório refizesse processos já consolidados e retreinasse a equipe inteira, sem garantia de ganho em eficiência ou segurança. O FBA escolheu o ClickUp por outro motivo: ele se amolda ao jeito como o escritório acredita que um negócio jurídico deve ser conduzido, por projetos e com comunicação entre as equipes.

Só que uma ferramenta flexível não chega pronta. Como o próprio Marcelo resume:

"Mas o ClickUp, sozinho, é uma tela em branco com enorme potencial. Foi aí que começou o trabalho da Black Dog." Marcelo Fonseca, sócio do FBA

O que a BKDG construiu, em três movimentos#

Cada movimento entrou em cima do anterior, e nenhum no lugar dele. Nesta ordem:

1. Mapear o trabalho do escritório. Entender cada processo como ele já acontecia, antes de desenhar qualquer coisa, para não desmontar o jeito como o time trabalhava.
2. Estruturar no ClickUp. Traduzir cada processo em fluxos, listas, tarefas e painéis, com equipes, prazos e responsáveis definidos.
3. Configurar as primeiras automações. Ligar a automação sobre a estrutura já de pé, e não antes dela.
4. Sustentar com melhoria contínua. Com a base rodando, revisar e evoluir os fluxos como rotina, e não como projeto pontual.
5. Estender o mesmo rigor ao administrativo e ao financeiro. Levar as rotinas que os sistemas jurídicos costumam deixar de lado para a mesma estrutura, dos processos judiciais aos serviços gerais.
6. Implantar o Center. Conectar o resto da operação numa camada sobre o ClickUp, com uma interface com o cliente que o escritório nunca teve e indicadores de resultado que antes não apareciam.

A sequência é a mesma que explica a ordem certa de implantar um sistema de gestão: estrutura primeiro, automação depois, a camada de leitura por último.

O que o Center mostra ao escritório e ao cliente#

O Center lê o que o FBA já tem no ClickUp e entrega pronto para quem precisa.

• Financeiro. O faturamento saiu das planilhas. As horas lançadas chegam ao Center e são revisadas e aprovadas lá. O cliente confere no portal o que foi cobrado e tira dúvidas no próprio sistema, com o registro de cada alteração.
• Painéis. As tarefas do ClickUp viram painéis no Center, e cada time vê o próprio andamento sem pedir relatório.
• Assistente de IA. Quem precisa de uma informação pergunta ao Claude, conectado ao Center, e a resposta sai dos dados do escritório, dentro do que o papel de cada pessoa permite.

O Center não substitui o ClickUp nem escreve de volta nele. É a camada que conecta a fonte ao time e ao cliente.

Como se mede o que mudou#

Pelo volume que passa pela estrutura, contado no próprio Center.

São mais de 87 mil tarefas espelhadas do ClickUp, mais de 38 mil lançamentos tratados e mais de 22 mil horas registradas. O módulo Financeiro está em produção sobre dado real desde a virada de agosto de 2026.

O outro indicador é qualitativo e está no depoimento do sócio: hoje, tudo o que acontece no escritório tem lugar, prazo e responsável, e pode ser acompanhado e auditado.

O que nasceu ao lado da estrutura#

A fba.works, empresa parceira dedicada à consultoria fiscal, financeira e de governança.

Era um projeto antigo que, olhando para 2022, o FBA não tinha condições operacionais de tirar do papel. Hoje ele tem equipe própria, integrada ao resto do grupo, e o sócio atribui isso ao controle e à sustentação que a estrutura deu ao escritório.

"O negócio, hoje, está verdadeiramente nas minhas mãos." Marcelo Fonseca, sócio do FBA

O que fica rodando depois de cada entrega#

A estrutura não para de evoluir, e a divisão de papéis fica explícita.

A BKDG estrutura e sustenta: mantém os fluxos, as automações e o Center evoluindo com o escritório, que é o que a Sustentação faz depois da entrega. O FBA opera dentro da estrutura. As decisões sobre a carteira, o cliente e a cobrança continuam sendo do escritório; o sistema garante que cada uma delas tenha lugar, prazo e responsável.

O FBA passou de planilhas soltas a uma operação que se governa, em três movimentos, sem trocar os sistemas que já usava. Uma estrutura sólida o bastante para sustentar um segundo negócio ao lado, porque a fundação veio antes da camada que o cliente vê.